Opleidingsinhoud

In deze unieke opleiding voor projectondersteuners:
Maakt u kennis met de basisbegrippen en werkwijzen binnen projecten;
Leert u over de bijzondere aanpak en ondersteuning welke projecten succesvol kunnen maken;
Leert u over het opzetten van informatiesystemen, (project)administratie en kwaliteitsbewaking bij projecten;
Ontdekt u de samenhang tussen de diverse aspecten van projectbeheersing;
Zet u uw eigen project risicobeheerssysteem op.

Programmaopbouw
Vaak komen lang niet alle aspecten van projectbeheersing in de ondersteunende projectcontrolfuncties aan bod. Maar om het effectief functioneren te verbeteren is het essentieel om kennis te maken met de vele interessante facetten van de bedrijfsvoering van projecten en projectorganisaties. In deze opleiding wordt aandacht besteed aan al deze elementen. Ook de vereiste vaardigheden voor de ondersteuner zijn onderdeel van het lesprogramma.

Inhoud van de opleiding
In twee dagen wordt het volgende opleidingsprogramma aangeboden:

1) Business Case, projectstart en -afsluiting
2) Project Mensen: teams, samenwerking en weerstanden
3) De projectadministratie: van eerste inschatting via bewaking en administratie naar voorspelling van het projectresultaat
4) Belangrijke projectdocumenten lezen, risico’s beheersen en beheren

Les 1: Business Case, projectstart en -afsluiting
Projecten zijn specialistische organisatie-vormen met hun eigen dynamiek. Goede sturing en beheersing van projecten vraagt allereerst om het begrijpen van het gedrag van projecten.
De business case is niets meer dan een investeringsberekening waarin beoordeeld wordt of het project cijfermatig aan de eisen voldoet. Deze belangrijke rekensom wordt voorafgaande aan ieder project gemaakt en gedurende het project gevolgd. Om deze reden houden we een projectadministratie bij en maken we voortgangsrapportages en prognoses. Een business case weegt niet alleen de cijfers, maar bevat ook de achtergrond van het project, de verwachte voordelen voor de organisatie en de mogelijke risico's. De rechtvaardiging van een project wordt afgeleid uit al deze informatie.

Les 2: Projectteams, samenwerking en weerstanden
Projecten vragen om samenwerking tussen verschillende medewerkers en belang-hebbenden. Niet alleen tussen de teamleden, maar ook tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer, tussen specialisten in de projectorganisatie en de reguliere (lijn) organisatie. Aan de hand van oefeningen wordt de teamrolmanagementtheorie van Belbin behandeld. Ook andere vormen en theorieën over samenwerken komen aan bod. De deelnemers wordt een spiegel voorgehouden en gevraagd naar hun 'grondhouding' in de samenwerking als projectondersteuner.

Les 3: De projectadministratie: van eerste schatting via administratie en bewaking naar voorspelling van het projectresultaat
Het goed financieel beheren van projecten wordt steeds belangrijker. Het voeren van een gedegen projectadministratie geeft inzicht in de geplande en de werkelijke inzet van middelen per project. Een goede administratie is essentieel om snel en adequaat in te spelen op de voortgang van de projecten. De projectondersteuner dient de administratieve processen te kennen om voor werkbare support van belang zijn.
Een project kan niet terugvallen op de reguliere informatiesystemen, vaak worden er extra of afwijkende rapportages gevraagd en moeten bijzondere belanghebbenden worden geïnformeerd. Ook werken er vaak diverse partijen samen aan één project. De informatievoorziening moet dan ook juist, tijdig en volledig zijn. De projectondersteuner die dit tijdig organiseert en de juiste informatie snel en betrouwbaar kan leveren is een succesfactor in het project. Kwaliteit is lastig te meten, wel moet er een betrouwbaar kwaliteitssysteem aan ten grondslag liggen. Documenten, tekeningen en procesbeschrijvingen zijn vaak belangrijk.
In deze les leert u praktische methoden om de vinger aan de pols van het project te houden.

Les 4: Belangrijke projectdocumenten lezen, risico’s beheersen en beheren
Het is van groot belang dat projecten op tijd af zijn en dat tijdig het projectresultaat wordt opgeleverd. Hiervoor worden vaak ingewikkelde planningen bijgehouden. Het begrijpen van de basisprincipes van een planning en het kunnen lezen van een planning is niet moeilijk, maar je moet het wel even leren.

Risico’s beheersen
Risico’s en onzekerheden zijn onlosmakelijk verbonden met het uitvoeren van projecten. En dat komt, omdat de doelstellingen (en in de meeste gevallen ook de op te leveren resultaten) van een project wel bekend zijn, maar de weg ernaartoe een aantal onbekende factoren kent. In dit deel van de les besteden we aandacht aan het opzetten van een werkbaar systeem waarmee u snel een risicoadministratie kunt voeren die werkt.

Toelatingseisen: wat heb je nodig?

Geen

Opleidingsduur

2 dagen of 4 dagdelen, start in maart en september

Kosten

€995,-

Bijzonderheden

De opleiding kan ook als (maatwerk) in company traject worden aangeboden.

Voor vragen en informatie kunt u uiteraard ook altijd bellen of mailen:
[klik hier voor het telefoonnummer] of [stuur een e-mail]

Plaatsen / leslocaties

Utrecht

Beroepsbeeld: waar werk je en wat doe je?

De opleiding is een goede basis voor hen die zich bezighouden met ondersteunende werkzaamheden bij projectorganisaties of binnen projectteams. Denk hierbij aan projectadministrateurs, projectteamleden, junior projectcontrollers, projectassistenten, projectsecretaresses, projectcoördinatoren, project- en administratief medewerkers.